No escritório, debaixo da secretária, está o computador que guarda tudo: as folhas de cálculo das compras, as faturas digitalizadas, as fichas dos pratos e o programa de gestão que só funciona ali instalado. Ao domingo, em casa, o dono precisa de um valor para responder ao contabilista e tem duas hipóteses: ligar a alguém que esteja no restaurante ou ir lá. Com os ficheiros do restaurante na nuvem, teria uma terceira: abrir a folha no telemóvel.
Passar tudo para a nuvem resolve esse domingo e um problema maior: o dia em que esse computador avaria, é roubado ou simplesmente não liga.
Um computador, um ponto de falha
Enquanto tudo vive num só computador, o negócio depende de um disco, de uma tomada e de uma secretária. Uma avaria, uma inundação ou um assalto levam de uma vez os ficheiros de anos. E mesmo quando nada corre mal, o acesso é presencial: quem não está no escritório não chega à informação.
Os remendos habituais pioram o problema. Ficheiros enviados por email criam versões diferentes da mesma folha. Uma pen que anda de casa para o restaurante perde-se. Um programa de acesso remoto com uma palavra-passe partilhada por toda a equipa abre a porta do computador a quem já lá não trabalha.
O que passa para a nuvem, e para onde
Nem tudo vai para o mesmo sítio. Os documentos seguem um caminho, os programas outro.
| O que está no computador | Para onde vai | Como se acede |
|---|---|---|
| Folhas de cálculo e documentos de trabalho | SharePoint, no Microsoft 365, com pastas por área | No computador, no telemóvel ou no browser, com a conta de cada pessoa |
| Faturas e documentos digitalizados | Pasta própria no SharePoint, só com acesso de quem trata da contabilidade | Partilha com o contabilista sem enviar anexos |
| Programa de gestão instalado no computador | Versão na nuvem do mesmo programa ou um servidor remoto no Azure | Ligação segura a partir de qualquer computador autorizado |
A última linha merece atenção. Alguns programas antigos só funcionam instalados num computador com Windows. Antes de mudar, pergunta ao fornecedor se existe versão na nuvem. Se não existir, o programa pode correr num servidor remoto, que é um computador virtual num centro de dados, sempre ligado e com cópias regulares. Confirma também se a licença do programa permite esse tipo de instalação.
Acesso para quem precisa, e só para quem precisa
A nuvem só é mais segura do que o computador do escritório se os acessos forem bem feitos. Cada pessoa entra com a sua conta, nunca com uma conta comum. A verificação em dois passos, um código no telemóvel além da palavra-passe, fica ligada para todos. Cada pasta tem apenas as pessoas que precisam dela, e quando alguém sai da equipa a conta é desativada no mesmo dia.
O artigo Acessos digitais no restaurante: quem tem acesso a quê ajuda a fazer esse mapa antes da mudança.
Imagina o próximo domingo: o contabilista pede o total de compras a um fornecedor, o dono abre a folha no telemóvel, encontra o valor e responde em cinco minutos. Na segunda-feira, o computador do escritório não liga. A equipa abre os mesmos ficheiros noutro computador e o dia segue.
Onde a nuvem não resolve
A nuvem precisa de internet. Os ficheiros mais usados podem ficar disponíveis sem ligação e sincronizar depois, mas um programa num servidor remoto não abre sem rede.
Também não é, por si só, uma cópia de segurança. Um ficheiro apagado ou estragado numa pasta sincronizada fica apagado ou estragado em todo o lado. As versões anteriores e a retenção dos ficheiros eliminados têm de ficar configuradas, e convém confirmar de vez em quando que se consegue mesmo recuperar um ficheiro antigo.
E muda a forma de pagar: em vez de um computador comprado de anos a anos, passa a haver uma subscrição mensal. Essa conta faz-se com quem montar a solução, ao lado do custo de um dia parado.
Por onde começar
Faz um inventário do que vive no computador do escritório: que pastas, que programas e quem usa cada um. Começa a mudança pelos documentos partilhados por mais pessoas, que são os que mais versões criam. O programa de gestão fica para o fim, depois de saberes do fornecedor que caminho ele aceita.